用户可以通过Web、房间看板、Outlook、微信公众号、微信小程序、企业微信渠道预定会议。系统支持多种会议类型、预定方式以及会议规则。如果该用户为管理员，则可对各个房间中预约的会议进行管理。

对于已经预定的会议，用户可以进行修改与取消。在系统配备了融合会议平台拓展模块后，管理员可以控制会议提前开始或提前结束。

会议组织者预定会议后，系统会自动发送短信通知与会者会议时间和地点。

在会议开始的前5分钟，系统会再次提醒与会者注意开会时间。

Room Board（房间看板）上可以看到会议的状态包括：结束会议、茶歇时间、会议预定、延长会议、取消会议、维修管理等状态。

对会议室的使用资源进行合理的资源利用，减少会议等待和不必要的浪费。

系统会根据组织者预定的会议时间，在会议开始的5-10分钟内，自动打开会议的设备，如：灯光、空调、窗帘、视频设备等会议室内的设备，不用人工手动开启。